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¿Por qué tengo que deshacerme de los documentos empresariales que no sirven?
La Ley de Protección de Datos es clara en cuanto a la necesidad de proteger la información de los clientes y empleados de una empresa, e incluso de los candidatos a un puesto en la empresa que hayan enviado curriculums. Los documentos que contienen datos personales como nombres, direcciones, números de teléfono o información financiera, deben ser eliminados de manera segura para evitar su acceso no autorizado.
No pueden tirarse de cualquier manera a un contenedor azul cuando no son necesarios. Si estos documentos caen en manos equivocadas, pueden ser utilizados de manera fraudulenta o ilegal, lo que puede resultar en un daño significativo para la empresa.
Por otro lado, los requisitos medioambientales también deben ser tenidos en cuenta. La eliminación de documentos empresariales de manera responsable no solo es importante desde el punto de vista legal, sino también desde la perspectiva del impacto ambiental. Los documentos que se acumulan en grandes cantidades pueden ser un problema para el medioambiente. La eliminación adecuada de estos documentos, metiéndolos en un sistema de reciclaje, puede reducir la cantidad de papel que termina en vertederos y ayudar a proteger los recursos naturales.
¿Cómo eliminar los documentos empresariales?
Entonces, ¿cómo se puede eliminar de forma segura los documentos empresariales que ya no son necesarios? Hay varias opciones disponibles.
La primera opción es la destrucción de documentos, si son en formato papel, a través de una trituradora de papel. Se trata de una opción que conlleva mucho trabajo manual y tiempo, y que además puede comprometer la información: un triturado insuficiente permite la reconstrucción y debe ponerse la documentación (que puede ser muy sensible) en manos de terceros, que podrían apoderarse de ella.
Si los documentos son muy sensibles o tienen datos personales, la mejor opción es la destrucción integral y certificada. En Dolaf ofrecemos un servicio que está Certificado por AENOR, con arreglo a la Norma UNE 15713 "Destrucción confidencial y Segura", que contempla desde la trazabilidad del material durante el transporte, hasta el tamaño de la partícula resultante tras el triturado.
También puedes entregar por ti mismo la documentación empresarial en una planta de reciclaje para que la destruyan mediante trituración en alta seguridad y emitan el correspondiente certificado de destrucción. En Dolaf, ofrecemos este servicio de forma gratuita.
¿Cuándo puedo destruir los documentos empresariales?
Es crucial verificar el plazo de conservación de los documentos empresariales antes de proceder a su destrucción, ya que algunos de ellos tienen un tiempo mínimo que debe cumplirse antes de poder ser eliminados.
En el caso de los documentos laborales, como los contratos o nóminas, deben conservarse un mínimo de tres años (para los contratos se inicia el conteo tras el fin de la relación laboral), según el RDL 5/2000 de 4 de agosto. La documentación sobre seguridad social, durante 4 años. Sin embargo, es recomendable guardarlos durante 6 años, como indica el C. Comercio, y en algunos casos, la Ley Orgánica 7/2012 de 27/12 recomienda guardarlo durante 10 años.
En materia de riesgos laborales son 5 años, aunque recomendamos guardarlo durante 6 años. De esta manera, se asegura que la empresa tenga acceso a la información necesaria para la resolución de posibles conflictos o reclamaciones laborales.
En resumen, es importante verificar el plazo de conservación de los documentos antes de proceder a su destrucción, pero es esencial destruir los documentos empresariales que ya no nos sirven para no exponer la empresa a riesgos y multas.
Por Francisco Donoso
