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Índice:
1. ¿Qué es el expurgo de documentos?
2. Objetivos del expurgo de documentos
3. Cuándo realizar el expurgo de documentos
4. Etapas del proceso de expurgo de documentos
- Identificación de los documentos a expurgar
- Entrega a la empresa encargada de la destrucción
- Destrucción de la documentación confidencial
- Emisión de un certificado de destrucción de documentos
- Gestión de los residuos resultantes
1. ¿Qué es el expurgo de documentos?
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El expurgo de documentos se refiere al proceso de revisar, evaluar y eliminar de manera adecuada los documentos que ya no son necesarios para la organización.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ha puesto fin al almacenamiento indefinido de datos. Anteriormente, se acumulaban numerosos documentos confidenciales en carpetas, incluso mucho después de haber perdido su utilidad. Sin embargo, en la actualidad, las empresas tienen la obligación de respetar períodos de conservación de datos y deben eliminar los documentos confidenciales cuando estos períodos se agoten.
Pero no se puede realizar la eliminación de manera indiscriminada. Aquí es donde entra en juego el expurgo de documentos en las organizaciones. Resulta crucial destruir los documentos confidenciales de forma segura y en cumplimiento de la legislación vigente.
El expurgo va más allá de la destrucción documental, que se limita a la eliminación física del documento. El expurgo comienza con la clasificación y ordenación de los documentos, y también puede incluir la eliminación de copias digitales y la actualización de registros y sistemas de gestión documental. Así, la destrucción de los documentos es la fase final del expurgo, pero es necesario dar algunos pasos previos.
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2. Objetivos del expurgo de documentos
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El expurgo de documentos tiene como objetivos principales:
- Optimizar el espacio de almacenamiento físico y digital.
- Mejorar la eficiencia en la búsqueda y recuperación de información.
- Cumplir con las regulaciones y legislaciones aplicables.
- Proteger la privacidad y confidencialidad de la información.
3. Cuándo realizar el expurgo de documentos
Determinar el momento adecuado para realizar el expurgo de documentos es esencial para mantener un flujo de información ordenado. Algunos factores a considerar son:
- Requisitos legales y regulatorios: Las leyes y regulaciones pueden establecer plazos específicos para la retención de ciertos tipos de documentos. Es importante cumplir con estas normativas y asegurarse de eliminar los documentos de acuerdo con los períodos establecidos.
- Ciclo de vida de la información: Cada tipo de documento tiene un ciclo de vida, desde su creación hasta su obsolescencia. Identificar cuándo un documento ya no es relevante para la organización es fundamental para determinar el momento de realizar el expurgo.
- Espacio y capacidad de almacenamiento: Cuando el espacio físico o digital para almacenar documentos se vuelve limitado, es necesario realizar una revisión exhaustiva y eliminar aquellos documentos que ya no son necesarios.
4. Etapas del proceso de expurgo de documentos
El proceso de expurgo de documentos consta de varias etapas clave:
Identificación de los documentos a expurgar
Realizar un inventario detallado de los documentos existentes y clasificarlos según su importancia y relevancia. Esto permitirá identificar los documentos que pueden ser eliminados. Se recomienda hacerlo de manera continua para que, llegado el momento de la destrucción de documentos, tengamos el grueso del trabajo hecho.
En este proceso, es esencial analizar cada documento para determinar su valor actual y futuro para la organización. Considerar factores como la vigencia, la utilidad operativa y la importancia legal o financiera.
Entrega a la empresa encargada de la destrucción
Una vez que se ha determinado qué documentos deben ser eliminados, se realiza la entrega de los mismos a una empresa especializada en la destrucción de documentos. Es fundamental asegurarse de elegir un proveedor confiable y con experiencia en la gestión adecuada de la información confidencial.
Para ello, puedes confiar en Dolaf Servicios Verdes. Contamos con un equipo de profesionales altamente capacitados que se encargarán de recoger la documentación confidencial directamente en tu empresa para que no tengas que preocuparte de nada.
Una vez recolectados, los documentos confidenciales son trasladados en nuestros vehículos especiales, equipados con medidas de seguridad de primer nivel. Nuestros vehículos cuentan con inmovilizadores electrónicos, cerraduras de seguridad y sistemas de geolocalización GPS, lo que nos permite realizar un seguimiento constante y garantizar la protección de la información durante todo el trayecto. ¡No se extraviará ni un solo papel!
Puedes contratar el servicio de recogida en la empresa o domicilio de forma puntual o de forma recurrente. Los servicios con recogida son la solución más cómoda y segura, pero también puedes llevar tú mismo la documentación a nuestras instalaciones para que nosotros la destruyamos de forma gratuita.
Destrucción de la documentación confidencial
Esto se realiza de acuerdo con las normativas legales y las mejores prácticas de seguridad. Los métodos comunes de destrucción incluyen la trituración de documentos físicos (igual de segura que la incineración, pero con ventajas medioambientales) y el borrado seguro de archivos digitales.
Emisión de un certificado de destrucción de documentos
Después de completar la destrucción, se proporciona un certificado de destrucción de documentos. Este certificado es un documento que garantiza que todo el proceso se ha llevado a cabo de acuerdo con la ley y las regulaciones aplicables. Proporciona tranquilidad a la organización al demostrar que ha cumplido con sus responsabilidades en la eliminación segura de la información confidencial.
Gestión de los residuos resultantes
La gestión adecuada de los residuos generados durante el expurgo de documentos es esencial para las empresas responsables. Desde Dolaf Servicios Verdes nos encargamos de la clasificación, el reciclaje y la eliminación segura de los materiales destruidos, de manera que se minimice el impacto ambiental y se cumpla con las regulaciones vigentes.
En resumen, el proceso de expurgo de documentos involucra un trabajo de selección de documentos por parte de la propia empresa, pero para los pasos siguientes puedes confiar en una empresa como Dolaf Servicios Verdes, que se encargará de la destrucción segura y certificada de los documentos que se quieren desechar y de la gestión responsable de los residuos. Este proceso garantiza el cumplimiento legal, la confidencialidad de la información y el cuidado del medioambiente.
- Por Francisco Donoso
