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Con una normativa de protección de datos cada vez más escrita, unida a una mayor concienciación social sobre la importancia de la protección de datos, la destrucción segura de documentos es una herramienta indispensable para que una empresa no se exponga a sanciones que la pueden abocar al cierre.
¿Cuándo es necesaria la destrucción segura de documentos?
La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) indica en su artículo 92.4 lo siguiente:
“Siempre que vaya a desecharse cualquier documento o soporte que contenga datos de carácter personal deberá procederse a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación posterior”
La misma norma indica que los datos personales son “cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas o identificables”. Por tanto, no solo se tienen que destruir documentos que incluyen nombres, NIF, direcciones o teléfonos, también fotografías, correos electrónicos y un largo etcétera.
En una empresa hay multitud de documentos que contienen datos personales, como nóminas, papeles de la Seguridad Social, declaraciones de impuestos, contratos de trabajo e incluso currículums que se reciben. Todos estos documentos, y muchos más, deben destruirse de manera segura.
Así que, si quieres hacer limpieza de archivo en tu empresa, ten en cuenta que no puedes destruir la información de cualquier manera.
Metodologías para una destrucción segura de documentos
Lo más habitual es que la destrucción segura de documentos se centre en el papel, aunque pueden requerirse de otros servicios especializados para soportes como discos duros, radiografías, pases de seguridad, CDs o DVDs.
Centrándonos en la destrucción segura de documentos en papel, hay dos métodos principales: incineración y trituración.
La incineración requiere de unas instalaciones especiales y es más contaminante, por lo que las empresas suelen apostar por el sistema de trituración, ya que emite menos emisiones que la incineración e implica un menor consumo de recursos naturales (agua, madera, energía).
Una vez llegamos a la conclusión de que la trituración es la mejor opción, es preciso elegir la maquinaria educada. Normalmente, es difícil que las máquinas trituradoras comerciales hagan un trabajo fino que evite que no sea posible reconstruir la documentación confidencial. Por eso, suele ser recomendable recurrir a una empresa especializada en destrucción segura de documentos, que tiene máquinas más avanzadas y operarios que aplican los procedimientos más estrictos, que aseguran la confidencialidad a lo largo de todas las fases del proceso: recogida, transporte, almacenamiento o custodia y destrucción.
Además, evitan que la empresa tenga que preocuparse de la gestión de los documentos o de los residuos finales, ya que también se encargan de que el material resultante entre al proceso de reciclaje.
De este modo, el proceso es más sostenible y también más seguro, ya que se entrega un certificado que acredita que la empresa ha cumplido con el marco legal vigente.
Qué hacer antes de una destrucción segura de documentos
Hacer una selección previa
Es preciso hacer una revisión previa de los documentos que se quieren destruir. Además de reunir aquellos documentos que no tienen valor, es necesario conocer el plazo de conservación de los documentos, esto es, el plazo durante hay que conservarlos por si la Administración los requiere.
Por ejemplo, las infracciones en el ámbito laboral prescriben a los tres años, mientras que las relacionadas con la Seguridad Social lo hacen a los cuatro años, así que es necesario conocer el régimen sancionador y guardar los documentos al menos durante este tiempo. Otro ejemplo son los resúmenes mensuales de los registros de jornada, que deben conservarse durante al menos cuatro años.
Lleva al documentación o deja que la recojan
Algunas empresas ofrecen servicios gratuitos de recepción en planta pero, para no poner en riesgo la documentación en el traslado, quizás prefieras concertar una recogida puntual express, una recogida masiva o incluso, si tienes mucho volumen de documentación, una recogida permanente. Seguro que el pequeño desembolso que implica la contratación de estos servicios vale la pena para desprenderse de la preocupación de recibir una multa.
Revisa las certificaciones
Existen algunas normas internacionales que regulan la destrucción confidencial de documentos, como la Norma UNE 15713 "Destrucción confidencial y Segura", que contempla desde la trazabilidad del material durante el transporte, hasta el tamaño de la partícula resultante tras el triturado.
Busca que la empresa que se encargue de la destrucción segura de documentos esté certificada por esta y otras normativas.
Por Francisco Donoso
