Documentación confidencial: qué soportes hay y por qué es importante

Según la Norma UNE-EN 15713, los soportes que pueden contener datos confidenciales se clasifican como: 

• - Papel, planos, documentos y dibujos (clase A)

• - Tarjetas SIM y negativos (clase B)

• - Cintas de vídeo y de sonido, disquetes, casetes y película (clase C)

• - Ordenadores incluidos discos duros, programas pre-instalados, tarjetas lectoras de chip componentes y otros soportes físicos (clase D)

• - Identificaciones, CD y DVD (clase E)

• - Mercancía falsificada, planchas de impresión, microfichas, tarjetas de crédito y de compra y otros productos (clase F)

• - Ropa de marca y uniformes de empresa (clase G)

• - Radiografías y diapositivas (clase H)

¿Por qué es importante destruir la documentación confidencial?

La destrucción de documentación confidencial es esencial para garantizar la seguridad de la información y cumplir con las normativas de protección de datos.

Una vez que un documento ha cumplido su función y a finalizado su plazo de conservación (algunos documentos como nóminas, registros de hora, contratos o facturas deben conservarse durante un tiempo determinado, por si la Administración nos los requiere), su destrucción es necesaria para evitar que esa información confidencial caiga en manos de personas no autorizadas, lo cual podría tener graves consecuencias legales y de imagen para la empresa. 

Además, el cumplimiento de las normativas de protección de datos, como el RGPD en Europa y la Ley Orgánica de Protección de Datos en España, es esencial para evitar sanciones económicas y multas.

¿Cómo elegir un servicio de destrucción de documentación confidencial?

Es importante elegir un servicio de destrucción de documentación confidencial que sea confiable y cumpla con las normativas de seguridad y protección de datos. 

Es recomendable buscar un servicio que emita un Certificado de Destrucción de alta seguridad y Medioambiental, que incluya los datos de la empresa a la cual se ha retirado la documentación, el tipo de material, la cantidad en kilos, fechas de retirada y trituración, las instalaciones donde se ha realizado la destrucción y el nivel de destrucción empleado. 

Además, es importante buscar un servicio que pueda manejar todos los soportes de documentación confidencial, no solo papel, y que ofrezca un servicio de recogida y transporte seguro de la documentación.

Para que te hagas una idea, en DOLAF se mantienen los máximos niveles de seguridad en todo el proceso. Los documentos son retirados en contenedores que cumplen con todos los requisitos exigidos por la LOPD y son transportados a la planta de destrucción en vehículos autorizados y localizados por GPS. Allí, se procede a la destrucción, que puedes supervisar, si lo crees necesario. 

En conclusión, la destrucción de documentación confidencial es esencial para garantizar la seguridad de la información y cumplir con las normativas de protección de datos. Es importante elegir un servicio que ofrezca todas las garantías para cumplir con las normativas vigentes y no exponerse a multas.

Por Francisco Donoso