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Índice:
1. Razones para destruir documentación en una gestoría
1. Razones para destruir documentación en una gestoría
Cumplimiento normativo
El cumplimiento de la normativa legal, como lo establece el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), impone a todas las empresas que manejan datos personales la responsabilidad de demostrar la legitimidad en la obtención de dichos datos. En caso de no poder validar su origen legítimo, se requiere la destrucción de la información personal correspondiente.
Por otro lado, tanto el RGPD como la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) establecen claramente que el responsable del tratamiento debe proceder a la destrucción adecuada o devolución de cualquier documento o soporte que contenga datos personales una vez cumplida la prestación contemplada en el contrato entre la empresa y el cliente. El incumplimiento de esta disposición, así como una destrucción que no cumpla con los estándares de seguridad, puede ser considerado una infracción grave en materia de protección de datos.
En términos más sencillos, documentos como contratos, nóminas, papeles con información de la empresa o del personal, así como documentos bancarios, no deben simplemente ser descartados en la papelera o el contenedor azul sin más consideración. En cambio, es imperativo destruirlos de acuerdo con las disposiciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos. Es importante destacar que, si la destrucción de estos documentos no se ajusta a lo estipulado por dicha ley, las empresas podrían enfrentarse a sanciones que oscilan entre el 2% y el 4% de su facturación.
Seguridad de la información
La seguridad es un aspecto fundamental en el manejo de documentos en una gestoría. Por lo general, estos documentos albergan información confidencial o sensible que no es apropiado que terceros puedan acceder. Esta información se gestiona diariamente en los despachos e, incluso al momento de su destrucción, requiere una protección especial. Por ende, es necesario implementar las medidas de seguridad adecuadas al desechar estos documentos, garantizando así la confidencialidad y resguardando la integridad de la información manejada en la gestoría.
Economía y optimización
Los motivos económicos se convierten en un factor clave cuando se trata de almacenar una gran cantidad de documentos en formato papel. Esta práctica no solo implica un gasto considerable en términos de espacio físico, sino que también genera costes asociados a la gestión administrativa. Este gasto acumulado puede impactar negativamente en el presupuesto general de una empresa. Además, la acumulación excesiva de documentación no solo ocupa espacio, sino que también puede generar confusión y complicar las operaciones diarias.
Para mejorar los servicios ofrecidos a los clientes, es esencial realizar una evaluación minuciosa entre la documentación vigente y la que ya no tiene utilidad. Este proceso de cribado permite identificar documentos obsoletos o innecesarios. La destrucción de documentos resulta ser una solución efectiva, ya que libera espacio, simplifica las operaciones diarias y, en última instancia, ahorra tiempo valioso.
Sostenibilidad
La destrucción de documentación no solo es esencial desde el punto de vista de la seguridad y la privacidad, sino que también puede convertirse en una solución sostenible si se adoptan procesos respetuosos con el medio ambiente. En este sentido, el triturado de documentos emerge como una opción más amigable con el entorno en comparación con métodos más contaminantes, como la incineración.
Optar por procesos de triturado no solo garantiza un nivel de seguridad equivalente en la destrucción de la información, sino que también contribuye a la sostenibilidad ambiental. La materia prima resultante del triturado de documentos puede ser sometida a procesos de reciclaje, permitiendo su reutilización en la fabricación de nuevos productos. Este enfoque representa una iniciativa de economía circular, donde los materiales vuelven a la cadena productiva, en lugar de ser descartados.
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2. Cómo destruir la documentación en una gestoría
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Las gestorías y asesorías deben tener un control de los documentos que utilizan y deshacerse de los que ya no son útiles a través de la destrucción confidencial de documentos.
Estos servicios especializados garantizan que el proceso cumpla con los estándares más exigentes, siguiendo protocolos de seguridad como Certificados UNE EN 15713 e ISO, y emitiendo certificados correspondientes para respaldar la conformidad normativa.
3. Servicios de destrucción documental para gestorías
En DOLAF SERVICIOS VERDES puedes encontrar el partner perfecto para la destrucción de documentación de tu gestoría. Todo el papel resultante del proceso de destrucción confidencial realizado en nuestras instalaciones se recicla, utilizándolo como materia prima para fabricar nuevos productos papeleros. La valorización del material representa una fuente de ingresos adicional para nosotros, lo que nos permite optimizar al máximo el coste de nuestros servicios. Por eso, podemos ofrecer los precios más competitivos del mercado.
Si tienes una gestoría o asesoría y quieres destruir de forma segura los documentos que ya no se necesitan, ponte en contacto con nuestros comerciales para que te aconsejen sobre la solución ideal para tu empresa.
- Por Francisco Donoso
