Destrucción de archivos: una actividad esencial para la seguridad empresarial

•  

• Índice:

•  

1. Importancia de la destrucción de archivos para la seguridad empresarial

2. Beneficios de la destrucción de archivos

3. Importancia de cumplir las normativas de protección de datos en España

4. Métodos seguros de destrucción de archivos

1. Importancia de la destrucción de archivos para la seguridad empresarial

• • 
    

    • La destrucción de archivos, ya sea en formato digital o en papel, juega un papel crítico en la protección de la información confidencial de una empresa. Cuando los archivos se vuelven innecesarios, obsoletos o ya no cumplen con los requisitos legales de retención, eliminarlos de manera segura se vuelve imprescindible para evitar riesgos de seguridad y cumplir con las regulaciones aplicables.

       

      La falta de una política adecuada de destrucción de archivos puede acarrear diversos riesgos para una empresa, que van desde el acceso no autorizado a documentos sensibles hasta robos de identidad, fraudes o sanciones por incumplir la privacidad de datos.

•  

  • 2. Beneficios de la destrucción de archivos

La implementación de una política sólida de destrucción de archivos ofrece numerosos beneficios para una empresa. En primer lugar, ayuda a cumplir con las regulaciones de privacidad de datos, evitando así sanciones legales y pérdida de reputación. 

Además, la destrucción adecuada de archivos contribuye a mantener la confianza de los clientes y socios comerciales, demostrando el compromiso de la empresa con la protección de la información sensible.

Adicionalmente, la destrucción oportuna de archivos innecesarios libera espacio de almacenamiento, tanto en formato digital como físico, lo que facilita la gestión de datos y mejora la eficiencia operativa de la empresa.

3. Importancia de cumplir las normativas de protección de datos en España

En España, al igual que en muchos otros países, la protección de datos personales es una cuestión de gran relevancia y está regulada por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) y el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, conocido como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).

Estas normativas establecen obligaciones claras para las empresas en cuanto al manejo y tratamiento de datos personales. La destrucción de archivos se considera una parte fundamental del cumplimiento de estas regulaciones, y existen ciertos aspectos que las empresas deben tener en cuenta:

- Derecho al olvido:

El GDPR otorga a las personas el derecho al olvido, lo que significa que tienen el derecho de solicitar que sus datos sean eliminados cuando ya no sean necesarios para los fines para los que se recopilaron o cuando retiren su consentimiento. La destrucción adecuada de archivos garantiza que se respete este derecho y que la información de los individuos sea eliminada de manera permanente.

- Seguridad y confidencialidad:

• Las normativas de protección de datos exigen que las empresas implementen medidas de seguridad adecuadas para proteger la información personal de acceso no autorizado, pérdida o daño. La destrucción segura de archivos es una de estas medidas, ya que evita el acceso a información confidencial una vez que ya no es necesaria o relevante.

1. 4. Métodos seguros de destrucción de archivos

2.  

Existen varias formas de llevar a cabo la destrucción de archivos de manera segura. Los servicios externos especializados en la destrucción confidencial de documentos son la mejor opción, ya que certifican la eliminación segura, lo que brinda tranquilidad a la empresa y sus clientes. Estas certificaciones son una prueba documental del cumplimiento con los procedimientos adecuados y la eliminación segura de los documentos. Además, libera tiempo y recursos internos que la empresa puede destinar a otras áreas de su operación.

En cuanto a la destrucción de archivos en papel, la trituración es uno de los métodos más usados. Es más ecológico que la incineración y el material que resulta del proceso puede reciclarse, fomentando así la Economía Circular. Algunas trituradoras industriales utilizan técnicas de trituración cruzada para una mayor seguridad, dando como resultado partículas irregulares (en vez de tiras de papel) y de tamaño inferior a 800 mm², de modo que es imposible reconstruir la documentación. 

En cuanto a los archivos magnéticos y digitales, es recomendable comenzar con un borrado de datos mediante un software especializado para sobrescribir los datos múltiples veces, lo que dificulta o imposibilita su recuperación. Después, cuando los formatos (cds, cinta magnética, dvds…) ya no son útiles o contienen información altamente confidencial, la destrucción física es la opción más segura. Esto implica el desmontaje y trituración de los componentes electrónicos para asegurarse de que los datos no puedan ser recuperados.

Para la eliminación segura de residuos electrónicos, es importante optar por servicios de destrucción y reciclaje certificados. Estas empresas se aseguran de que se cumplan las regulaciones ambientales y que los datos se destruyan adecuadamente.

• 
  
  • Por Francisco Donoso